あえてアナログ的な部分を残したことで、上手くいったケース。

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          2010/05/18 第26号
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こんにちは、メルマガ発行人の mslab です。
いつもお読みいただき、ありがとうございます。

システムを導入する時は、アナログ的な作業を残したほうが、上手く行く場合も
あります。

詳しくは本文で。


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■あえてアナログ的な部分を残したことで、上手くいったケース。
■図書館貸し出しシステムの場合
■問題点
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■あえてアナログ的な部分を残したことで、上手くいったケース。
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今までと逆のことを言うようですが、

アナログな部分を、あえて残したほうが、上手く行く場合もあります。

デジタルよりも、アナログのほうが、効率的なことがあるからです。

もちろん、全てデジタルでシステム化できたほうが最善ですが、

一部はアナログ的な部分を残したほうが、

「システムを導入しやすいことがある」

ということを、知っていただけたらと思います。


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■図書館貸し出しシステムの場合
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以下は、2001年ごろの話だと思って、イメージして読んでください。

今から 9年位前に、小学校の「図書貸し出しシステム」を作って欲しいと依頼
されたことがありました。

それまでは、本の貸し出しや、本の管理は、手作業で行なっていました。

また「集計もどうにか自動化できないか?」と相談されました。

図書館の先生がやりたいことは、

・貸し出し人気ランキングを調べて、掲示したい。
・人気の著者を調べたい。
・読書数が多い生徒を調べたい。
・学年、学級別の貸し出し数を集計したい。
・未返却の人を調べたい。

などです。


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■問題点
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でもその学校には、予算がほとんどありませんでした。

当時は予算面で、本格的なシステムの導入は難しかったのです。

しかも図書館の先生が、ほとんどパソコンを使えないという問題がありました。

そのため、予算をかけずに、今の業務の流れをほとんど変えることなく、
図書館貸し出しシステムを作らなければならなかったのです。


最初の問題は、マスターテーブルです。

既に図書館にある、膨大な本のマスターテーブルを、ゼロから作るのは大変で
す。

蔵書の完全なマスターを作ろうと思うと、時間も費用もかかりすぎます。

ロングテールで言うと、テールの部分まで、入力しなければならないからです。

いちいち入力していたら、数年はかかるでしょう。

図書館には、1年に1度も借りられることの無い本がたくさんあります。

全てのデータを入力するのは無駄です。


また、生徒のマスターテーブルを作るのも大変です。

小学校には、何百人も生徒がいるし、毎年クラス替えがあります。

生徒のマスターテーブルが間違っていると、集計に影響するし、未返却の人を
間違う可能性もあります。


【補足】
今は Amazon や楽天ブックスのAPIを利用できるので、書籍情報が簡単に得られ
ます。(利用規約は別にして)

それに学校の名簿も、だいぶデジタル化されてきました。

以前は紙の名簿しかなかったり、同じクラスの名簿が、目的別に複数あったり
して、一元管理されていませんでした。

今ならもっと簡単にできると思います。


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■解決策
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実は上記の問題点は、アナログ的な部分を残すことで、解決できました。

私が1日くらいで作った「図書館貸し出しシステム」でも、十分使えました。

プログラマーが1日程度で作れるシステムなら、それほどお金はかかりません。

それに既に小学校にあった Access(データベースソフト)を利用したので、
追加費用もほとんどかかっていません。

Accessは、学校の備品管理用として、教育委員会のほうから既に配布されて
いたからです。

それでは、私がどう解決したのか、詳しく説明します。

アナログでは、

・クラスの名簿
・本の蔵書録

は昔からあったので、それらを活用することにしました。

実はロングテールの「テール」の部分は、ほとんどランキングに出てきません。

それに貸し出し数の集計には、本のタイトルや著者名、生徒の名前は不要です。

そこで、本を貸出する時に、

・貸出日
・生徒の学年、クラス、出席番号
・本の番号

だけを記入してもらうことにしました。

これなら、入力するのは数字だけです。

図書館の業務の流れを考慮して、本を貸し出す時には、これまでと同じように
図書カードに記入してもらいます。

通常は生徒の図書委員が、その図書カードを手作業で集計していました。

その作業の代わりに、パソコンで上記のデータ(数字)だけを、入力してもらい
ました。

あらかじめ用意した入力用のフォームを使うので、小学生でも簡単です。

最近の小学生は、授業でパソコンを使っているので、数字の入力くらいなら、
朝飯前です。

上級生なら、簡単にこなします。

だから図書館の先生が、パソコンを使えなくても問題ありません。

あとは集計するだけです。

集計は、私があらかじめ設定しておいた、Accessのクエリで簡単にできます。

また、ボタン一つクリックすれば、集計結果を印刷できるようにしました。

もちろんこの段階では、数字だけのデータなので、本のタイトルや著者名、生徒
の名前はわかりません。

でも必要になった時に調べればいいのです。

図書館の先生が、印刷された集計結果を見て、ベストテンの分だけ、

手作業で、本のタイトルや著者名、生徒の名前がわかれば、目的を達成できま
す。

せいぜい10件くらいのデータなので、手作業でも数分で済みます。


あとは、本を返却する時に、生徒の番号と、本の番号を記入してもらえば、
未返却の人も瞬時にわかります。

この場合も、未返却の生徒だけを紙の名簿で調べればいいだけですから、

完全なマスターテーブルは不要なのです。


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■編集後記
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最後までお読みいただき、ありがとうございました。

今は小中学校で統廃合が進み、図書館のシステムが新しくなりました。

私が作った図書館貸し出しシステムは、さすがにもう使われていません。

でも何年かは実際に使われていたのですから、それなりに役立ったと思います。

このように、全てデジタル化しようとするのではなく、あえてアナログ的な要素
を残しておくことで、

・システムの導入がしやすくなる
・ハードルが低くなる

ということを、知っていただけたら幸いです。

完璧を目指すと、人間は行動出来なくなってしまします。

多少アナログ的な作業が残っても、システムを導入することで、仕事が効率化
できるなら、そのほうが良いと思いませんか?

では、また次回にお会いしましょう。


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油を使わず、食材の水分だけで調理できるので、うまみと香りがタップリです。


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